勘定科目「立替金」に関する解説と仕分例
勘定科目の一つである「立替金」(読み仮名：たてかえきん、分類：流動資産)に関する解説です。勘定科目に関する解説を行ったあと、勘定科目を使った仕訳例を使って実際の仕分の仕方を解説します。
立替金とは
「立替金」とは、企業が一時的に他人（取引先や従業員など）に代わって支払った費用や金額を記録するための勘定科目です。立替金は「流動資産」に分類され、企業が立替えた金額を相手から回収するまでの間、資産として扱われます。立替金は最終的には相手から返済されることが前提であるため、回収されるまで一時的な貸付金として記録されます。立替金の具体例として、交通費や交際費、仕入先への支払い、従業員への出張費の一時立替などがあります。
立替金は、企業の会計処理において、第三者の負担すべき費用を一時的に負担するために生じる勘定であり、支払った後に回収を行うまで資産として計上されます。立替金の会計処理により、企業の資金の流れと負担者が明確になり、財務管理が正確に行われます。立替金が発生することで、企業の流動資産が一時的に増加しますが、回収が予定されているため、短期的な資金管理の一環として扱われます。
立替金はどのような時に使用されるのか
立替金は、以下のような場合に使用されます。
- 取引先への一時的な支払い
取引先や関係会社に対して、一時的に支払う必要がある場合に立替金が発生します。例えば、取引先の費用を企業が一時的に負担し、後で回収するケースです。 - 従業員の経費立替
従業員が出張や業務のために交通費や宿泊費を立替えた場合、その金額を「立替金」として計上します。企業が従業員に対してその立替金を精算することで、経費が適切に管理されます。 - 取引の円滑化
請求書の支払いが相手方の負担である場合、企業が立替払いを行うことで取引を円滑に進めることができます。例えば、輸送費や関税などを企業が一時的に立替払いし、後日相手から回収することがあります。 - 業務に伴う第三者への費用支払い
業務を進める上で、第三者への費用を企業が一時的に立て替える場合も立替金として処理します。この場合も、最終的には相手から回収が前提です。
立替金の仕分例
「立替金」を使った具体的な仕分例です。
取引先のために輸送費を立替えた
取引先のために50,000円の輸送費を立替えた場合：
借方：立替金 50,000円 / 貸方：現金 50,000円
（説明：取引先に代わって輸送費を一時的に立て替えました）
従業員の出張費用を立替えた
従業員の出張費用30,000円を立替えた場合：
借方：立替金 30,000円 / 貸方：現金 30,000円
（説明：従業員の出張費用を企業が一時的に立替えました）
取引先から立替金を回収した
取引先から立替金50,000円を回収した場合：
借方：現金 50,000円 / 貸方：立替金 50,000円
（説明：取引先に立替えた輸送費を回収しました）
従業員が立替えた交通費を精算した
従業員が立替えた交通費10,000円を精算した場合：
借方：交通費 10,000円 / 貸方：立替金 10,000円
（説明：従業員が立替えた交通費を精算しました）
関係会社に代わりに支払った電気代を立替金として計上した
関係会社に代わりに支払った電気代20,000円を立替金として計上した場合：
借方：立替金 20,000円 / 貸方：普通預金 20,000円
（説明：関係会社に代わり電気代を一時的に立て替えました）
立替金を貸倒処理した
立替金の回収が難しいと判断し、10,000円を貸倒処理した場合：
借方：貸倒損失 10,000円 / 貸方：立替金 10,000円
（説明：立替金の回収が困難となり、貸倒処理しました）
立替金として計上していた従業員の宿泊費を、経費として負担した
立替金として計上していた従業員の宿泊費5,000円分を、実際に経費として負担することになった場合：
借方：宿泊費 5,000円 / 貸方：立替金 5,000円
（説明：従業員の立替えた宿泊費を経費として負担しました）
著者 / Tommy Ikura
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